为适应国家电子档案管理和国家电子政务发展要求，落实电子政务信息归集的最后环节，保证电子政务活动过程中形成的电子档案真实、可靠、完整和长久可用，建设具有“收、管、存、用”功能的数字档案馆（室）系统显得十分必要。

按照“统筹规划、分步实施、统一建设、分别管理”的原则，建立全市统一的档案接收平台，转变现有的电子档案接收模式，实现对市级移交单位电子档案的在线移交接收；建立全市统一的档案管理平台，转变现有电子档案的管理模式，建立电子档案凭证价值保护机制，实现档案数字资源长期保存；建立全市统一的档案利用平台，转变档案利用模式，构建“普惠民生”的档案利用体系，打通为领导决策服务的利用渠道，实现档案数字资源的有效整合和分层次、多渠道的共享利用。

一、市区两级联动，普惠民生发展。江门市数字档案馆（室）信息系统是覆盖全市的集约化、区域性数字档案系统，该系统能将传统档案业务的“单一渠道”转为“多项互动”，全面提升各部门的档案管理水平，提升档案服务能力，满足社会公众对档案利用的需求，打造了“市区两级联动，普惠民生发展”的“江门”模式。江门市档案馆已将馆藏档案32万卷、187万件，共约1400万页的档案数据迁移到系统中，并依托该系统开展查询利用等工作。截至2020年12月底，共接待机关事业单位、市民群众来馆查阅利用档案、现行文件和政府信息公开共452人次，通过系统查阅档案1194卷、4991件，资料159件，档案数字化副本查阅21285页，目录查阅数8817条，复印2647页，档案数字化副本拷贝3728张。其中，为市委、市政府、市新型冠状病毒肺炎疫情防控指挥部办公室、市委组织部、市府办、市政协办、市财政局、市中心医院、市公证处、五邑大学等单位及时高效地档案查阅利用服务提供了大量有参考价值的档案材料，并收到了5个单位和1名群众的感谢信。

各市（区）档案馆（共7家）也能及时将馆藏档案数据迁移到系统中，并依托该系统开展相关业务工作，效果良好。

二、实现档案在线归。数字档案馆（室）信息系统是具有在线（离线）收集、管理、存储、利用电子档案等功能，建成全市（含辖区内四市三区）统一的档案管理系统。其中数字档案室系统部署在市政务云，将免费提供给辖区内各立档单位使用，为各单位解决“增量”和“存量”电子档案的在线移交、管理、储存和利用；数字档案馆系统部署在辖区内各综合档案馆，可通过系统在线接收各立档单位的电子档案进馆，能更便捷、更精准地为查阅档案人员提供服务。该档案管理系统将在市直14家单位推广使用。

三、实现档案数据共享。打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，可将鉴定后的档案数据通过系统满足局域网、政务网、互联网等环境下的不同利用需求。利用系统的规范化管理功能，实现馆（室）藏档案的开放和现代化，打通为领导决策服务和民众服务的利用渠道，档案数字资源的有效整合和分层次、多渠道的共享利用，能彻底打破档案部门“信息孤岛”状态，提高全市档案工作现代化管理水平。通过馆际档案资源整合，可实现跨馆查阅服务。将辖区涉及民生和利用率较高的档案资源整合，方便单位或群众跨区域异地查阅利用档案，能实现“最多跑一次”，也可向“一次都不用跑”目标努力。